Cómo hacer una Factura Electrónica ATV Hacienda

El proceso de elaboración y envío de una factura electrónica puede parecer complicado al principio, pero con el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda de Costa Rica, se ha vuelto mucho más accesible y sencillo para los contribuyentes.

Cómo elaborar y enviar una factura electrónica Facturador gratuito de Hacienda Costa Rica

En este artículo, te guiará a través de los pasos de cómo hacer una factura electrónica ATV Hacienda de manera eficiente y sin complicaciones.

Cómo Ingresar al Facturador Gratuito ATV

• El primer paso es acceder al facturador gratuito del Ministerio de Hacienda de Costa Rica desde aquí.
• Ingresa tu número de identificación y la contraseña para acceder al sistema.
• Selecciona el perfil del contribuyente al que se le quiere realizar la factura electrónica.

Puedes consultar en este artículo Cómo inscribirse en el Ministerio de Hacienda

Una vez dentro del perfil seleccionado:

• Haz clic en la pestaña «Comprobantes Electrónicos» que se encuentra visible en el menú principal.
• Ahora, se selecciona la opción «Herramienta Gratuita» y luego «Facturar».

Cómo elaborar y enviar una factura electrónica

Ahora vamos a explicar paso a paso cómo llenar la factura electrónica. Aunque puede parecer complejo al principio, se vuelve simple y eficiente siguiendo estos pasos:

Paso 1. Emisión de comprobante electrónico

• En la sección «Sucursal»: Se escoge la que ya hayamos definido.
• En la Sección «Actividad Económica»: Se carga automáticamente.
• Fecha de Emisión: Se carga automáticamente, de acuerdo con el día y hora en que se está realizando el comprobante electrónico.
• Tipo Documento: Seleccionar «Factura electrónica«.

Paso 2. Datos del Emisor

• Se cargan automáticamente.
• El correo electrónico es obligatorio y puede ser modificado.

Paso 3. Datos del Receptor

• En la sección «Tipo de Identificación» selecciona el tipo de identificación del receptor (el cliente): Físico Nacional, DIMEX, NITE o Cédula Jurídica.
• En la sección «Número de Identificación» ingresa el número de identificación del cliente a la que le vas a facturar.
• Los demás datos, se rellenan automáticamente.

Paso 4. Datos del Encabezado de la Factura

• En la sección «Condición de la Venta» debes seleccionarla obligatoriamente. Se debe indicar si la venta es al contado, crédito, apartado, en consignación, etc. (En el caso de seleccionar «Crédito», deberás llenar la casilla de Plazo de crédito, indicando el dato en días).
• En la sección «Moneda Venta». Seleccionar la moneda en la que se va a facturar. (Si utilizas el dólar, debes utilizar el Tipo de cambio correspondiente al día en que estabas facturando. No vale del día anterior o uno inventado)

Consultar Tipo de cambio en la página web oficial del Banco Central de Costa Rica aquí.

• En la sección «Forma de Pago». Se debe seleccionar en efectivo, tarjeta, cheque, transferencia, etc.
• Haz clic en «Guardar Encabezado»
• Si está todo correcto, saldrá un mensaje que dirá «Insertado correctamente». Hacer clic en «Aceptar».

Paso 5. Datos detalle factura

• Hacer clic en «Buscar Bien/Servicio CAByS». Es una casilla obligatoria. Se debe dar clic en el icono de la
  lupa, para que se muestre la casilla Tipo de búsqueda, y poder realizar la búsqueda: Por descripción o Por código.
• Si marcas por Código, debes introducir el Código CAByS correspondiente a la actividad económica que vas a facturar.

• En la pestaña «Detalle de búsqueda» ingresar el código CaByS. Ahora al hacer clic en «Bien o Servicios», va a aparecer el código y el servicio al que pertenece.
• En la pestaña «Tipo de Código» que es diferente al código CaByS. Puede ser un código interno de tu propia empresa. Así que deberás ingresar el código que le asignaste.
• En la pestaña «Descripción de la Línea», deberás ingresar qué es lo que estás cobrando, como cuál es el servicio del producto.
• Si en la «Descripción de la Línea», se trata de un servicio, «La Unidad de Medida» de este servicio debe ser proporcional a éste. Por ejemplo, si el servicio son clases, la unidad de medida serán horas, y no kilogramos.
• En la pestaña «Cantidad» debes ingresar la cantidad de bienes o servicios que estás vendiendo.
• En la pestaña «Precio Unitario» debes digitar el valor individual de cada uno de los bienes o servicios.
• En la pestaña «Monto Descuento», si hay un monto descuento.
• En la pestaña «Naturaleza del Descuento» debes digitar la justificación de porqué se hizo este descuento. (No es obligatorio).

Paso 6. Impuestos y Exoneraciones

• En la pestaña «Tipo impuesto» seleccionar «Impuesto al valor agregado». El IVA aplicable a su servicio o bien, lo tienes en el enlace de arriba del Paso 5, al consultar el código CaByS, te aparece cuánto de IVA se cobra.
• En la pestaña «Código Tarifa» seleccionar el porcentaje de IVA.
• En la pestaña «Tipo Doc Exonerado» marcar si tienes exoneración, el tipo de documento.
• En la pestaña «Número Documento» ingresar el número del documento de la exoneración, en la pestaña «Nombre Institución» ingresar la institución, fecha de autorización y porcentaje exonerado. (Esta información debe dártela la empresa que te diga que hagas una factura exonerada).
• Hacer clic en «Guardar Impuesto», y si está todo correcto, aparecerá una ventana que dirá «Registro de impuesto agregado».
• Hacer clic en «Aceptar».
• Ir un poco más abajo, y hacer clic en «Guardar Línea». Si está todo correcto, aparecerá una ventana que dirá Línea de factura agregado».
• Si deseas agregar otra línea, solo deberás repetir el Paso 6 otra vez.

Paso 7. Otros cargos

• Se utiliza para incluir cargos adicionales, que no forman parte del ingreso real del emisor.

Paso 8. Totales factura

• Esta información se carga automáticamente, de acuerdo con la información previamente completada en cada una de las líneas anteriores.

  
  Paso 9.Validación y firma del comprobante electrónico

• Una vez completados los pasos anteriores, debes contar con llave criptográfica almacenada en ATV, para validar y firmar.
• Hacer clic en «Validar y Firmar Documento» donde se señala con la flecha roja.

• Ahora saldrá una ventana con el mensaje «¿Desea validar el comprobante electrónico?». Hacer clic en «Si».
• Si está todo correcto, aparecerá esta pantalla:

• Hacer clic en «Aceptar».

Paso 10. Descargar documentos XML

• El documento PDF que se tiene que haber descargado, es la factura con información detallada.
• IMPORTANTE: Para Hacienda, hay que descargar otros 2 archivos xml que se encuentran en la parte superior como te muestro en esta pantalla:

• Hacer clic en el sobre que parpadea en azul y rojo.
• Hacer clic en «Comprobantes» que se encuentra en un panel en el lado izquierdo.

• Te vas a dar cuenta que llegaron 3 correos a la hora que emitiste la factura. Abrir el primero de los correos que llegaron en orden ascendente, de abajo hacia arriba.

• Una vez descargados, ya tenemos la factura en PDF y en XML, y enviarlos por correo si la empresa solicita que le enviemos esta información.